Suatu hari, CEO dari Perusahaan asing yang berkantor pusat di Singapura menyatakan niatnya kepada saya untuk mendirikan kantor perwakilannya di Indonesia. Pada waktu itu, timbul pertanyaan dari saya  ”Apakah tujuan dan target yang diharapkan dari pendirian kantor perwakilannya tersebut?”  Jika perusahaan yang bergerak di bidang penjualan warehouse tersebut akan berniat untuk dapat berdiri secara independen dan melakukan usahanya sebagaimana yang dia lakukan di kantor pusatnya, maka yang diperlukan oleh Perusahaan asing tersebut adalah Kantor Cabang (branch office). Namun, jika tujuan dari pendirian kantor tersebut hanyalah bersifat promosi, untuk melaksanakan survey, ataukah menutup kontrak atas nama kantor pusat, maka untuk perusahaan asing tersebut cukup membentuk Kantor Perwakilannya saja di Indonesia.

Ternyata beda ya, antara Kantor Perwakilan dan Kantor Cabang?

CEO tersebut menyampaikan, bahwa secara sepintas yang lebih sesuai dengan tujuannya adalah Kantor Perwakilan perusahaannya di Indonesia, karena pada prinsipnya dia hanya ingin memasarkan produk warehousenya di Indonesia. Untuk pelaksanaan kontrak-kontrak akan tetap dilakukan oleh Kantor Pusatnya di Singapura. Karena mereka baru akan menjajaki potensi penjualannya di Indonesia.

Penjelasan saya begini, suatu kantor perwakilan perdagangan yang berasal dari negara asing, maka lingkup pekerjaan kantor perwakilan:

a.  melakukan kegiatan memperkenalkan, mempromosikan dan memajukan pemasaran produk kantor pusatnya, serta memberikan keterangan-keterangan atau petunjukpetunjuk bagi penggunaan dan pembelian produk dimaksud kepada perusahaan/pemakai di  dalam negeri;

b.  melakukan penelitian pasar dan pengawasan penjualan di dalam negeri dalam rangka pemasaran produk kantor pusatnya.

c.  melakukan penelitian pasar atas produk yang dibutuhkan oleh kantor pusatnya dan menghubungkan serta memberikan keterangan-keterangan dan petunjuk-petunjuk tentang syarat-syarat penjualan produk kepada perusahaan di dalam negeri.

d.  menutup kontrak untuk dan atas nama kantor pusat.

Pembatasan/Larangan

Dalam pendirian Kantor Perwakilan perusahaan asing, terdapat pembatasan-pembatasan yang harus dijadikan pula sebagai bahan pertimbangan, yaitu:

a. Melakukan kegiatan perdagangan dan/atau transaksi penjualan baik tingkat permulaan sampai dengan penyelesaiannya, seperti: mengajukan tender, menanda-tangani kontrak, menyelesaikan klaim dan lain sebagainya.

b. Untuk ketenaga kerjaan:

b.1. Kepala Kantor Perwakilan: boleh WNI atau WNA

b.2. Asisten kepala kantor perwakilan boleh WNA, dengan pembatasan jabatan
sebagai:
-asisten bidang promosi, asisten bidang survey pasar dan asisten bidang
pengawasan penjualan dan pembelian.

b.3. Jika mempekerjakan 1 orang  WNA, maka kompensasinya juga harus
mempekerjakan 3 orang tenaga ahli yang WNI.

b.4. Pekerja WNA harus memiliki Ijin kerja dari Depnaker berdasarkan
rekomendasi Direktur Bina Usaha dan Pendaftaran Perusahaan.

b.5.  Pendidikan WNA dimaksud minimal S-1 dan berpengalaman 3 tahun di
bidangnya.

c. Membayar uang jaminan ke negara untuk pengangkatan Kepala Kantor Perwakilan, dengan perhitungan:
c.1. sebesar Rp. 5jt jika Kepala Kantor Perwakilannya adalah WNA

c.2. sebesar Rp. 1jt jika WNI

melalui rekening Lembaga Penyaluran Perdagangan (LPP) Departemen Perdagangan (khusus untuk Kantor Perwakilan yang bergerak di bidang Perdagangan).

d. Wajib membuat Laporan kegiatan setiap tahun. Untuk pertama kalinya untuk
periode Januari sampai dengan tanggal 31 Juli tahun berjalan.

Dari sisi perpajakan, bentuk Kantor Perwakilan lebih menguntungkan. Karena diperlakukan sebagai Badora (Badan Hukum dan Orang Asing). Sehingga, perpajakannya tunduk pada negara asal. Karena Kantor Perwakilan juga tidak boleh mengumpulkan (menghimpun dana masyarakat) di Indonesia, maka pengenaan pajak nya hanya atas gaji karyawan di Kantor Perwakilan, pajak atas sewa dan hal-hal lain yang berhubungan dengan hal tersebut.

*****

Maraknya pendirian Yayasan oleh orang asing ataupun Badan Hukum Asing, maka Pemerintah merasa perlu untuk mengatur mengenai pendirian yayasan dimaksud dalam beberapa pasal secara tersendiri dalam Peraturan Pemerintah No. 63 Tahun 2008 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Yayasan (PP NO. 63/2008). Dalam PP No. 63/2008 tersebut ditegaskan bahwa pembatasan tersebut tidak hanya mengacu pada PP dimaksud, melainkan juga pada peraturan-peraturan lainnya, misalnya peraturan di bidang ke imigrasian atau peraturan ketenaga kerjaan. Dalam PP No.63/2008 disebutkan bahwa: pendirian yayasan oleh orang asing dimaksud:
1. Minimal Modal Awal
Yayasan yang didirikan oleh Orang Asing atau bersama Orang Asing tersebut harus memiliki modal awal yang merupakan kekayaan yayasan yang dipisahkan dari kekayaan pendirinya, minimal sebesar Rp. 100.000.000,– (seratus juta rupiah).
Dalam prakteknya, pembuktian mengenai pemisahan Modal Awal Yayasan ini harus dibuktikan dengan adanya bukti setoran modal ke dalam rekening Yayasan dimaksud atau dengan Surat Pernyataan dari pendiri mengenai penyetoran modal tersebut, sekaligus Surat Pernyataan yang menerangkan bahwa Pernyataan mengenai setoran modal tersebut adalah BENAR adanya.

Jadi di sini harus dibuat 2 buah surat Pernyataan yang saling meng cover.

2. Pengurus Yayasan
Untuk Yayasan yang didirikan oleh Orang Asing dengan Orang Indonesia atau oleh Orang Asing saja, maka untuk Pengurus Yayasan dimaksud harus memenuhi syarat sebagai berikut:

a. salah satu Pengurus Yayasan harus dijabat oleh orang Indonesia (WNI). Orang Indonesia tersebut bisa menjabat sebagai Ketua atau Sekretaris atau Bendahara. Karena pada prakteknya, untuk melakukan tindakan pengurusan biasanya yang bertindak keluar adalah Ketua, Sekretaris dan Bendahara tersebut.

b. Seluruh anggota Pengurus dimaksud harus bertempat tinggal di Indonesia.
Jadi, baik pengurus yang berkewarganegaraan asing maupun yang berkewarganegaraan Indonesia tidak boleh bertempat tinggal di luar negeri. Ketentuan ini tidak mengacu pada warga negaranya, tapi menitikberatkan pada tempat kedudukan (domisilinya). Sehingga Yayasan juga tidak boleh menunjuk Orang Indonesia (WNI) yang tinggal di Belanda sebagai anggota Pengurus Yayasan misalnya.

c. Jika pengurusnya berkewarganegaraan asing, maka dia harus memiliki Kartu Ijin Tinggal Terbatas (KITAS) dan ijin untuk melakukan kegiatan atau usaha di Indonesia. Ijin tersebut meliputi: ijin kerja, ijin penelitian, ijin belajar, ijin melakukan kegiatan keagamaan, ijin usaha sesuai dengan undang-undang tentang Penanaman Modal. Jika pengurus tidak memiliki ijin-ijin dimaksud, maka Pengurus tersebut demi hukum harus berhenti dari jabatannya. Kewajiban untuk memiliki ijin dimaksud tidak berlaku bagi pejabat korps Diplomatik beserta keluarganya yang ditempatkan di Indonesia.

3. Pembina dan Pengawas Yayasan
Khusus untuk Anggota Pembina dan Pengawas Yayasan yang berkewarganegaraan asing, juga harus memiliki ijin-ijin untuk melakukan kegiatan atau usaha di Indonesia dan memiliki Kartu Ijin Tinggal Terbatas (KITAS) sebagaimana halnya Pengurus yayasan.

4. Tambahan Dokumen
Disamping dokumen standard untuk pengesahan Yayasan yang tidak mengandung unsur asing, untuk Yayasan yang didirikan oleh Orang Asing atau bersama dengan Orang Asing harus melampirkan dokumen tambahan, yaitu berupa:

a. Identitas dari orang asing atau badan hukum asing dimaksud.
Jadi, apabila pendirinya adalah orang asing, maka yang harus dilampirkan adalah paspor dari orang asing dimaksud. Jika pendirinya adalah Badan Hukum Asing, maka yang harus dilampirkan adalah keabsahan badan hukum dimaksud, yang meliputi: anggaran dasar berikut perubahan-perubahannya serta pengesahannya serta pernyataan mengenai susunan pengurus yang terakhir dari Badan Hukum Asing dimaksud.

b. Surat Pernyataan
Disamping identitas dimaksud, pendiri yang berstatus orang asing atau Badan Hukum Asing tersebut juga harus melampirkan Surat Pernyataan bahwa kegiatan Yayasan tersebut tidak akan merugikan masyarakat, bangsa, dan negara Republik Indonesia.