Suatu hari, CEO dari Perusahaan asing yang berkantor pusat di Singapura menyatakan niatnya kepada saya untuk mendirikan kantor perwakilannya di Indonesia. Pada waktu itu, timbul pertanyaan dari saya  ”Apakah tujuan dan target yang diharapkan dari pendirian kantor perwakilannya tersebut?”  Jika perusahaan yang bergerak di bidang penjualan warehouse tersebut akan berniat untuk dapat berdiri secara independen dan melakukan usahanya sebagaimana yang dia lakukan di kantor pusatnya, maka yang diperlukan oleh Perusahaan asing tersebut adalah Kantor Cabang (branch office). Namun, jika tujuan dari pendirian kantor tersebut hanyalah bersifat promosi, untuk melaksanakan survey, ataukah menutup kontrak atas nama kantor pusat, maka untuk perusahaan asing tersebut cukup membentuk Kantor Perwakilannya saja di Indonesia.

Ternyata beda ya, antara Kantor Perwakilan dan Kantor Cabang?

CEO tersebut menyampaikan, bahwa secara sepintas yang lebih sesuai dengan tujuannya adalah Kantor Perwakilan perusahaannya di Indonesia, karena pada prinsipnya dia hanya ingin memasarkan produk warehousenya di Indonesia. Untuk pelaksanaan kontrak-kontrak akan tetap dilakukan oleh Kantor Pusatnya di Singapura. Karena mereka baru akan menjajaki potensi penjualannya di Indonesia.

Penjelasan saya begini, suatu kantor perwakilan perdagangan yang berasal dari negara asing, maka lingkup pekerjaan kantor perwakilan:

a.  melakukan kegiatan memperkenalkan, mempromosikan dan memajukan pemasaran produk kantor pusatnya, serta memberikan keterangan-keterangan atau petunjukpetunjuk bagi penggunaan dan pembelian produk dimaksud kepada perusahaan/pemakai di  dalam negeri;

b.  melakukan penelitian pasar dan pengawasan penjualan di dalam negeri dalam rangka pemasaran produk kantor pusatnya.

c.  melakukan penelitian pasar atas produk yang dibutuhkan oleh kantor pusatnya dan menghubungkan serta memberikan keterangan-keterangan dan petunjuk-petunjuk tentang syarat-syarat penjualan produk kepada perusahaan di dalam negeri.

d.  menutup kontrak untuk dan atas nama kantor pusat.

Pembatasan/Larangan

Dalam pendirian Kantor Perwakilan perusahaan asing, terdapat pembatasan-pembatasan yang harus dijadikan pula sebagai bahan pertimbangan, yaitu:

a. Melakukan kegiatan perdagangan dan/atau transaksi penjualan baik tingkat permulaan sampai dengan penyelesaiannya, seperti: mengajukan tender, menanda-tangani kontrak, menyelesaikan klaim dan lain sebagainya.

b. Untuk ketenaga kerjaan:

b.1. Kepala Kantor Perwakilan: boleh WNI atau WNA

b.2. Asisten kepala kantor perwakilan boleh WNA, dengan pembatasan jabatan
sebagai:
-asisten bidang promosi, asisten bidang survey pasar dan asisten bidang
pengawasan penjualan dan pembelian.

b.3. Jika mempekerjakan 1 orang  WNA, maka kompensasinya juga harus
mempekerjakan 3 orang tenaga ahli yang WNI.

b.4. Pekerja WNA harus memiliki Ijin kerja dari Depnaker berdasarkan
rekomendasi Direktur Bina Usaha dan Pendaftaran Perusahaan.

b.5.  Pendidikan WNA dimaksud minimal S-1 dan berpengalaman 3 tahun di
bidangnya.

c. Membayar uang jaminan ke negara untuk pengangkatan Kepala Kantor Perwakilan, dengan perhitungan:
c.1. sebesar Rp. 5jt jika Kepala Kantor Perwakilannya adalah WNA

c.2. sebesar Rp. 1jt jika WNI

melalui rekening Lembaga Penyaluran Perdagangan (LPP) Departemen Perdagangan (khusus untuk Kantor Perwakilan yang bergerak di bidang Perdagangan).

d. Wajib membuat Laporan kegiatan setiap tahun. Untuk pertama kalinya untuk
periode Januari sampai dengan tanggal 31 Juli tahun berjalan.

Dari sisi perpajakan, bentuk Kantor Perwakilan lebih menguntungkan. Karena diperlakukan sebagai Badora (Badan Hukum dan Orang Asing). Sehingga, perpajakannya tunduk pada negara asal. Karena Kantor Perwakilan juga tidak boleh mengumpulkan (menghimpun dana masyarakat) di Indonesia, maka pengenaan pajak nya hanya atas gaji karyawan di Kantor Perwakilan, pajak atas sewa dan hal-hal lain yang berhubungan dengan hal tersebut.

*****

Pada suatu hari, Yenni (37 tahun) seorang Manager Departemen Human Resources suatu Chain Hotel berbintang lima diminta General Manager nya untuk merekrut Andrew (45 tahun) seorang agen pemasaran yang terkenal handal sebagai Direktur Marketing di Hotel tersebut. Yenni merasa ragu, bukan pada kemampuan dari Andrew tersebut, melainkan lebih kepada status Andrew yang berkewarganegaraan Amerika Serikat. Yenni ragu, karena status dari perusahaannya yang bukan perusahaan Penanaman Modal Asing (PMA). Sepanjang yang dia tahu, jika dalam suatu perusahaan mengandung unsure asing (walaupun sedikit), harus berbentuk PMA.

Untuk mengatasi keraguan tersebut, Yenni melakukan browsing melalui internet dan akhirnya menemukan Keputusan Presiden No. 75 Tahun 1995 tentang Penggunaan Tenaga Kerja Warga Negara Asing Pendatang. Dalam Keprres No. 75/1995 tersebut diuraikan bahwa Kriteria ataupun syarat untuk dapat menggunakan tenaga kerja warga Negara asing (TKWNA) adalah:
1. Jenis Perusahaannya:
a. Perusahaan perorangan, dalam hal ini contohnya: UD/PD
b. Badan Usaha, contohnya: CV, Firma, Persekutuan Perdata
c. Badan Hukum lain baik yang bertujuan memperoleh laba (contohnya PT)
maupun yang tidak bertujuan memperoleh laba (contohnya: yayasan,
koperasi).

2. Didirikan menurut hukum Indonesia.

Berbagai bentuk usaha yang didirikan menurut hukum Indonesia artinya seluruh bentuk usaha yang ada di Indonesia, termasuk PT. Penanaman Modal Asing (PMA), Penanaman Modal Dalam Negeri (PMDN), PT, CV, Firma, Yayasan dan lain sebagainya.

3. Memiliki ijin untuk mempekerjakan tenaga kerja warga Negara asing.
Perusahaan yang mempekerjakan TKWNA (termasuk Direksi dan Komisaris) wajib memiliki Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing (RPTKA) yang disahkan oleh Menteri tenaga kerja atau pejabat lain yang ditunjuk. Setelah disahkan, maka perusahaan dimaksud akan memiliki surat Ijin Mempekerjakan Tenaga Kerja Asing (IMTA).

4. Wajib melakukan:
a. penunjukan tenaga kerja Indonesia sebagai tenaga kerja pendamping
pada jenis pekerjaan yang dilakukan oleh TKWNA tersebut.
b. pendidikan dan pelatihan tenaga kerja Indonesia baik oleh perusahaan
maupun oleh pihak ketiga.

Pelaksanaan kedua kegiatan dimaksud harus dilaporkan kepada Menteri Tenaga Kerja.

5. Wajib membayar pungutan yang ditetapkan oleh Menteri Tenaga kerja untuk setiap TKWNA yang dipekerjakannya. Pungutan tersebut diperuntukkan bagi penyelenggaraan pelatihan bagi tenaga kerja Indonesia (TKI).

Kebebasan dalam mempergunakan tenaga kerja warga Negara asing ini diberikan secara leluasa kepada perusahaan yang berbentuk PT. Penanaman Modal Dalam Negeri (PMDN) dimana seluruh sahamnya dimiliki oleh WNI dan/atau Badan hukum Indonesia, maupun PT. PMA dan badan hukum Indonesia lainnya (misalnya PT dan yayasan). Untuk kedua bentuk PT dimaksud, pengisian jabatan Direksi dan komisaris suatu perusahaan. Namun demikian, ada aturan khusus yang harus diperhatikan dalam penempatan TKWNA tersebut, yaitu:
1. Untuk PT. PMDN yang seluruh modalnya dimiliki oleh WNI, maupun PT “biasa” boleh memiliki Direksi asing. Namun khusus untuk Direktur Personalia (HRD) tidak boleh dijabat oleh WNA. Demikian pula untuk jabatan komisaris nya.

2. Untuk PT. PMA murni (100% modalnya dari WNA atau badan hukum asing), boleh secara bebas menunjuk Direksi dan Komisaris yang berstatus WNA); sedangkan untuk Joint Venture antara pihak Indonesia dengan pihak asing, maka penempatan susunan Direksi dan komisarisnya berdasarkan kesepakatan kedua belah pihak.

Apa sanksinya kalau ketentuan tersebut tidak dipenuhi? Dalam Keppres tersebut diatur bahwa sanksi atas pelanggaran semua ketentuan dimaksud adalah:
1. Untuk perusahaan pengguna TKWNA: pencabutan surat Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing (RPTKA) dan surat Ijin Mempekerjakan Tenaga Kerja Asing (IMTA).

2. Untuk tenaga kerja yang bersangkutan: pencabutan Ijin kerjanya.

*******