Cara Pemberlakukan Dokumen Asing Di Indonesia

Sebagai seorang legal manager di sebuah Bank Pemerintah, Arief bertanggung jawab terhadap keabsahan suatu penanda-tanganan perjanjian kredit. Suatu saat, Arief hendak melaksanakan suatu pengikatan kredit, dimana kliennya adalah sebuah perusahaan joint venture yang sebagian besar sahamnya dimiliki oleh perusahaan ABC yang berkedudukan di London. Untuk pelaksanaan penjaminan asset PT tersebut, diperlukan persetujuan dari Komisaris yang berada di London.  Komisaris tersebut memberikan Letter of Approval berdasarkan hukum Negara Inggris. Arief pada waktu itu merasa ragu, apakah dengan selembar letter of approval tanpa embel2 apapun dapat diberlakukan sebagai salah satu dokumen resmi di Indonesia? Dan apakah dokumen yang dibuat di London tersebut dapat dijadikan sebagai dasar untuk melakukan perbuatan hukum di Indonesia?

Menurut Peraturan Menteri Luar Negeri Republik Indonesia Nomor : 09/A/KP/XII/2006/01, untuk memberlakukan dokumen asing di Indonesia harus memenuhi syarat-syarat berikut:

–          Dokumen-dokumen asing yang diterbitkan di luar negeri dan ingin dipergunakan di wilayah Indonesia, harus pula melalui prosedur yang sama, yaitu dilegalisasi oleh Kementerian Kehakiman dan/atau Kementerian Luar Negeri negara dimaksud dan Perwakilan Republik Indonesia di negara setempat.

Dan sebaliknya jika dokumen yang dibuat di Indonesia hendak diberlakukan di Negara asing, harus memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

–          Dokumen yang dibuat atau diterbitkan di Indonesia termasuk di Daerah, dan akan dipergunakan di negara lain, harus dilegalisasi oleh Departemen Hukum & HAM RI, Departemen Luar Negeri RI, dan Perwakilan RI di luar negeri.

Atas dasar itu, semua pihak yang berkepentingan di Indonesia khususnya di Daerah harus menolak dokumen-dokumen yang tidak atau belum dilegalisasi sesuai dengan ketentuan yang dimaksud di atas.

Banyak orang yang kurang jelas dan paham mengenai legalisasi itu sendiri. Apa manfaat, tujuan dan akibat dilakukannya legalisasi?

Pengertian dari Legalisasi adalah pengesahan terhadap dokumen dan hanya dilakukan terhadap tanda tangan dan tidak mencakup kebenaran isi dokumen. Setiap dokumen Indonesia yang akan dipergunakan di negara lain atau dokumen asing yang akan dipergunakan di Indonesia perlu dilegalisasi oleh instansi yang berwenang. Dengan melakukan legalisasi maka keaslian tanda tangan dan kewenangan pejabat yang membuat dokumen tersebut dianggap sah oleh berbagai instansi. Legalisasi hanya dilakukan terhadap dokumen asli oleh pengadilan, notaris atau pejabat yang diberi wewenang untuk itu.

Dokumen yang dikeluarkan oleh Lurah atau Camat menurut pengalaman tidak dapat dilegalisir, oleh karena contoh tanda tangan para pejabat tersebut biasanya tidak ada pada instansi yang lebih tinggi.

Selain itu, sebagai contoh: Keputusan Cerai dan Akte Cerai yang dikeluarkan oleh Pengadilan Agama harus terlebih dahulu dilegalisir di Mahkamah Agung. Dokumen yang dikeluarkan oleh KUA (misalnya Surat Keterangan Belum Menikah atau Buku Nikah) harus terlebih dahulu dilegalisir oleh Kementrian Agama di Jakarta. Untuk itu Kementrian Agama dapat meminta untuk dibawakan beberapa dokumen lain, oleh karenanya kami sarankan agar Kementrian Agama dihubungi terlebih dahulu untuk mendapatkan informasi dokumen apa saja yang harus dilampirkan. Kemudian baru dilanjutkan dengan prosedur legalisasi dokumen lainnya. Mohon memperhatikan bahwa legalisasi hanya bisa dilakukan terhadap dokumen asli.

Pada praktiknya, prosedur-prosedur yang harus dilakukan agar dokumen yang dibuat di Indonesia dapat digunakan di Negara asing, ada hal-hal dan dokumen-dokumen lain yang diperlukan, antara lain:

1. Pemohon membawa dokumen yang telah dilegalisasi oleh Direktur Perdata, Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum, Kementerian Hukum dan HAM untuk dimintakan legalisasi oleh Menteri Luar Negeri c.q. Direktur Konsuler, disertai alasan penggunaan dokumen tersebut di luar negeri.
2. Pemohon juga membawa terjemahan dokumen oleh penerjemah resmi ke dalam bahasa negara yang akan dituju.
3. Pemohon membayar Rp. 10.000.- per-dokumen dan menerima tanda bukti pembayaran kuitansi.
4. Setelah dokumen diberi tanda tangan pengesahan, pemohon diarahkan untuk melegalisasi dokumen dimaksud ke perwakilan asing negara yang akan dituju.
5. Jika terdapat kekurangan/tidak lengkap dalam persyaratan legalisasi, maka semua berkas berikut surat/dokumen dikembalikan kepada pemohon untuk dilengkapi.
6. Apabila berhalangan, pemohon boleh diwakili oleh orang yang diberi kuasa atau ditugaskan, disertai dengan fotokopi KTP pihak-pihak yang berkepentingan.

BERSAMBUNG: “Syarat Kemenkumham Untuk melakukan Legalisasi Dokumen Indonesia”

Ditulis dan di susun oleh: GLENNA MARTIN, SH