Prosedur Pengajuan Legalisasi Dokumen Indonesia di Kemenkumham RI

Jika sebelumnya sudah dibahas tentang bagaimana cara pemberlakukan Dokumen Asing di Indonesia, maka berikut ini akan dibahas tentang Bagaimana cara Pengajuan Permohonan Legalisasi Dokumen di Kementrian Hukum dan HAM. Dalam Peraturan Menteri Luar Negeri Republik Indonesia Nomor : 09/A/KP/XII/2006/01 sebagaimana telah diulas dalam artikel sebelumnya (bisa dilihat di s ini).

Mengenai pengertian legalisasi bisa dilihat di sini – Red

Untuk mengajukan permohonan legalisasi, pemohon datang ke Kementrian Hukum dan HAM RI, khususnya Direktorat Perdata – Direktorat Jendral Administrasi Hukum Umum, dengan melampirkan dokumen sebagai berikut:

1. Surat permohonan legalisasi yang ditanda-tangani oleh pemohon.

2. Fotocopy KTP dari pemohon.

3. Fotocopy dokumen yang akan dilegalisasi.

* Bila dokumen yang akan dilegalisasi berupa terjemahan dari bahasa Indonesia ke bahasa asing, maka dilampirkan fotocopy dokumen berbahasa Indonesia.

* Dalam hal dokumen yang akan dilegalisasi adalah dokumen perusahaan, maka dilampirkan Surat Kuasa dari Direksi dan fotocopy KTP dari pemberi dan penerima kuasa.

4. Materai sebesar Rp. 6.000,- untuk setiap dokumen yang dilegalisasi.

5. Bukti pembayaran Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP).

*Dalam hal dokumen yang akan dilegalisasi adalah dokumen perusahaan, maka dilampirkan Surat Kuasa dari Direksi dan fotokopi KTP dari pemberi dan penerima kuasa.

Dalam hal Legalisasi terhadap Surat Kuasa/Pernyataan untuk jual beli/perjanjian untuk digunakan di Indonesia, masing-masing Negara terdapat pengaturan yang berbeda-beda sesuai dengan peraturan yang terdapat pada kedutaan besar masing-masing Negara tersebut di Indonesia. (bisa dilihat di sini )

Sebagai contoh digunakan Negara Amerika Serikat. Untuk menggunakan di Indonesia dokumen-dokumen yang dibuat di Amerika Serikat, maka persyaratan yang diperlukan antara lain:

1.    Dokumen Surat Kuasa/Pernyataan yang asli berisi maksud, tujuan dan informasi yang jelas.

Catatan:

Dalam dokumen Surat Kuasa/Pernyataan itu harap dicantumkan:

* Nomor Paspor pemohon.

* Alamat (Address) pihak pemohon di negara setempat.

* Nama pemohon yang tertera di dokumen Surat Kuasa/Pernyataan harus sesuai dengan nama yang tertera di paspor (Indonesia) pemohon.

* Jika meterei dibubuhkan, maka tandatangan pihak Pemohon dalam dokumen itu berada diatas/menyentuh meterai tersebut.

* Dokumen Surat Kuasa/Pernyataan harus ditanda-tangani didepan Petugas Konsuler

* Dokumen Surat Kuasa/Pernyataan yang dikirimkan melalui surat (mail) dan telah ditanda-tangani harus di cap oleh kantor Notaris (notary Public) di negara setempat.

* Dokumen Surat Kuasa/Pernyataan yang dikirimkan melalui surat (mail) harus menyertakan buku Paspor asli yang masih berlaku (valid).

* Dokumen Surat Kuasa/Pernyataan yang dikirimkan melalui surat (mail) harus menyertakan buku Paspor asli yang tertera visa Negara setempat sebagai bukti yang bersangkutan berada di luar negeri.

* Dokumen Surat Kuasa/Pernyataan yang dikirimkan melalui surat (mail) harus menyertakan Kartu permanent Resident (Green Card) asli pemohon yang memilikinya.

2.   Dokumen Surat Kuasa/Pernyataan harus diketik yang rapi atau hasil cetakan (print out) dari komputer. Dokumen hasil fax maupun tulisan tangan tidak dapat diterima dan diproses.

3.   Paspor asli dan fotocopy paspor (Indonesia) pemohon yang masih berlaku.

4.   Fotocopy Kartu Permanent Resident (Green Card) pemohon yang masih berlaku dan kartu aslinya harap dibawa dan ditunjukkan kepada petugas.

5.   Fotocopy Kartu Identitas (Identification Card) atau Surat Ijin Mengemudi (Driver License) atau bukti domisili lain (Apartment Lease Agreement, Bank Statement, Bill Listrik, Bill tilpun, dll) di Amerika Serikat.

Catatan:

Bagi pemohon yang tidak memiliki Kartu Identitas (Identification Card) di Negara setempat maupun bukti domisili lainnya, harap melampirkan Surat pernyataan (Statement) dan fotocopy Surat Ijin Mengemudi (Driver License) dari pihak penandatangan Surat Pernyataan

6.   Biaya (fee) $ 20.00 dalam bentuk Uang Pas Tunai (Cash – Exact Change) atau Money Order payable to: The Embassy of Indonesia.

7.   Untuk warga Negara Amerika Serikat maupun Warga Negara Asing yang ingin melegalisasi dokumen Surat Kuasa/Pernyataan, dokumen tersebut harus di legalisasi oleh State Department (lihat proses Information on Legalizing Document untuk Foreign Citizen

8.   Dokumen Surat Kuasa/Pernyataan yang dikirimkan melalui surat (mail) harus disertai amplop kosong surat kilat yang sudah diberi alamat (self-addressed return Express Mail Envelope) yang bisa didapat dari Kantor Pos (US Postal Service) untuk pengiriman kembali dokumen tersebut kepada si pemohon.

Namun, Sampai saat ini hanya terdapat pengaturan mengenai prosedur-prosedur yang harus dilakukan untuk memberlakukan dokumen lintas Negara, belum terdapat pengaturan yang menyebutkan dengan tegas akibat hukum atau implikasi jika tidak dilakukannya prosedur-prosedur yang diuraikan di atas. Pengaturan-pengaturan tersebut hanya bersifat administratif. Oleh karena itu, pada dasarnya dokumen-dokumen lintas Negara tersebut tetap dapat diberlakukan. Namun secara administratif harus dilakukan prosedur-prosedur yang telah diuraikan di atas tersebut (sebagaimana juga yang diatur dalam staadsblad 1909 nomor 291). Karena jika tidak dilakukan, maka tidak dapat diproses lebih lanjut secara administratif.

 Penulis: Glenna Martin, SH