Perubahan (Lagi) Sistem Pengiriman SK dan Sistem Paralel DIAN-2 dan DIAN-3
Setelah mengalami beberapa bulan masa transisi,
prosedur pengurusan SABH dan pengiriman SK
Menteri Hukum dan HAM RI kembali ke system
semula.
Pada waktu terjadinya gonjang ganjing Sisminbakum,
mengenai system pendaftaran perubahan anggaran
dasar PT yang memuat beberapa mata acara harus dilakukan secara parallel antara DIAN-2 dan DIAN-3. Contohnya dalam suatu waktu yang sama, suatu PT. ABC melakukan perubahan berupa:
1. Peningkatan modal dasar Perseroan (DIAN-2)
2. Perubahan susunan pengurus dan perubahan pemegang saham PT (DIAN-3),
Jadi yang dipilih adalah DIAN-2 dilanjutkan dengan DIAN-3
Pada waktu itu karena system yang kacau, sering mengakibatkan lewatnya jangka waktu 30 hari untuk proses pencatatan SK. Hal ini mengakibatkan proses entry data untuk DIAN-3 menjadi terlambat. Akibatnya adalah, DIAN-3 tidak bisa diakses karena adanya keterangan bahwa “Tanggal akta sudah expired”.
Untuk mengatasi hal ini, pada waktu itu dibuatkan kesepakatan antara Ikatan Notaris Indonesia (INI pusat) dengan pihak Departemen Hukum dan HAM RI (Depkumham RI), bahwa untuk pengurusan secara parallel tersebut sudah tidak diperlukan lagi apabila yang di mohonkan persetujuannya adalah DIAN-2 (lihat artikel “Sisminbakum versus hambatan di sisminbakum”). Dengan diterbitkannya SK atas perubahan pada DIAN-2 tersebut, sudah tidak membutuhkan lagi pendaftaran pada DIAN-3 nya. Hal ini karena adanya istilah “SK Besar” yang sekaligus mengesahkan seluruh perubahan anggaran dasar tersebut.
Namun seiring berjalannya waktu dengan mulai stabilnya SABH sebagai pengganti dari Sisminbakum, tiba-tiba system pendaftaran secara parallel diberlakukan kembali. Sehingga, jika Notaris akan melakukan pendaftaran perubahan anggaran dasar seperti kasus PT. ABC tersebut di atas, maka hal tersebut harus dilakukan secara parallel.
Apabila pada awal entry data Notaris terlanjur hanya masuk ke DIAN-2 saja, maka Notaris tersebut harus merevisi pra DIAN nya dengan mengajukan permohonan “kembali ke pra DIAN”. Karena keadaan tersebut biasanya baru diketahui Notaris pada saat akan memasukkan dokumen fisik dan sudah menerima “Tidak Keberatan Menteri” (TKM). Jadi, jika hal tersebut terjadi, maka prosedurnya adalah: Notaris harus mengajukan ulang melalui pengecekan nama, dan mendaftarkannya secara parallel (DIAN-2 dan DIAN-3).
Sayang sekali perubahan ini tidak disosialisasikan oleh pihak Depkumham, sehingga banyak notaries yang terlanjur hanya mengajukan DIAN-2 saja, dan setelah sampai TKM baru kemudian harus mengulangi prosedur dari awal sama sekali. Karena system tetap lambat, tentu saja jika kita melakukan akses parallel tersebut maka pada waktu pendaftaran DIAN-3 tetap akan lewat dari jangka waktu 30 hari (sesuai undang-undang). Tapi hal tersebut sudah di mudahkan oleh system dengan menambah jangka waktu permohonan DIAN-3 menjadi 140 hari.
Perubahan Sistem Pengambilan SK Menkumham
Sebelum terjadinya gonjang-ganjing sisminbakum, seluruh SK persetujuan maupun penerimaan pemberitahuan dari Menteri selalu dikirim ke alamat masing-masing notaries yang melakukan akses.
Namun, sejak masa transisi SABH pada akhir bulan Februari 2009 sampai dengan pertengahan bulan Mei 2009, semua SK dan penerimaan pemberitahuan yang sudah jadi harus diambil oleh Notaris sendiri atau kuasanya ke Departemen Hukum dan HAM, dengan melampirkan bukti pelunasan pembayaran akses SABH dan bukti pelunasan pemesanan nama. (lihat artikel: “Prosedur pengambilan SK di Depkumham).
Namun, sejak tanggal 15 Mei 2009 lalu, SK Menkumham yang sudah jadi tidak perlu diambil lagi di Depkumham, melainkan akan dikirim secara langsung oleh Depkumham seperti semula.
Apakah dengan demikian para Notaris bisa bernafas lega? Ternyata tidak juga. Karena SK yang sudah ada dalam status “telah terkirim” sejak akhir April 2009, ternyata sampai akhir Mei 2009 pada kenyataannya masih belum diterima oleh Notaris yang bersangkutan karena menurut kabar SK tersebut masih mandeg di Kantor Pos.
Jadi, hingga kini para notaries masih diminta untuk terus bersabar dan menunggu dibenahinya prosedur administrasi di Depkumham. Oleh karena itu, mari kita doakan bersama agar prosedur dan administrasi di Depkumham bisa segera berlangsung normal kembali seperti sebelum terjadinya gonjang ganjing sisminbakum, dan malah bisa lebih baik lagi.
SEMOGA.
